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如何快速制作律师函具体流程

2018-09-07 13:45:39 广东潮风律师事务所 阅读

如何快速制作律师函具体流程

 本文结构:

 一、律师函的含义

 二、律师函的作用

 三、律师函的内容

 四、律师函的制作流程(潮风律所内部使用)

(一)了解相关案情及收取主体材料;(二)签订委托协议;(三)收取费用并出具发票(免费的除外);

(四)在“律所内部系统”系统建立档案 ;(五)起草律师函;(六)主办律师审核及根据委托人意见修改 ;

(七)打印、盖章 ;(八)快递寄送及投递情况追踪 ;(九)整理归档。

 五、律师函样本。

(如需转载请注明出处:潮风律师事务所制严禁复制)


一、律师函的含义

律师函(Lawyer's letter)是指律师接受客户的委托就有关事实或法律问题进行披露、评价,进而提出要求以达到一定效果而制作、发送的专业法律文书。律师用律师函对某一事实进行法律评价和风险估计,其目的在于以法律尺度和律师的判断,对送达对象晓之以法律事实,动之以利弊得失,让送达对象得出自己的“法律评价”,即“传法达意”。它的本质是一种委托代理进行意思表示的法律行为,对于诉讼人维护自身合法权益具有重要的作用。


二、律师函的作用

一般来说,律师函的作用有:

1.律师函以便捷的方式追回委托被拖欠的货款等债权。商业活动中拖欠货款的情况时有发生,如果直接通过诉讼方式解决,不仅需要耗费很长的时间,而且还会因此失去客户。如果通过律师发函向客户指出问题的严重性,客户将会考虑通过诉讼方式解决对其的不利后果,多会偿还欠款。

2.在尚未提起诉讼或申请仲裁之前,通过律师发函,可以起到顺延诉讼时效的效用

3.通过律师发函可以澄清事实、制止不法的侵权行为。

律师函具有澄清事实和震慑不法行为的作用,是一般商业信函、民间书信所不能及的。

4、用律师函履行其他法律告知义务。这方面有许多,如通知追认无权代理人的代理行为的、不安抗辩权的行使、同时履行抗辩权的行使、先诉抗辩权的行使、通知合同无效、撤销权的行使等等,凡是当事人具有的告知权利,都可以通过律师函来完成。

5.通知解除合同。这是合同法赋予当事人的一项权利,依据是《合同法》第93条、第94条、第96条的规定,告知对方合同自通知到达时解除。对方有异议的,可以请求人民法院或者仲裁机构确认解除合同的效力。不过,法律、行政法规规定解除合同应当办理批准、登记等手续的,不能通过律师函通知解除。

6.达成庭外和解协议。律师函的和解作用是其主要的用途。正是这个原因,使律师函受到越来越多人的欢迎。这类律师函通过通知对方在指定期限来人、来函、来电协商的方式来促使双方达成庭外调解协议。但要指定具体期限,并且要给对方必要的准备时间。另外,还要告知对方如果逾期不来处理,将面临什么后果,譬如起诉、解除合同、停止付款、停止供货等等。


三、律师函的内容

1.阐明事态。在一份律师函里头,必须让对方清楚真实的事态,不夸大也不缩小。

2.提出主张。律师函要不露声色的告知对方你的主张。

3.告知后果。这个很关键,没有法律责任的法律是没有力量的,没有告知后果的律师函像就像温开水。当然这个告知的表述有很多种,有彬彬有礼型的,比如说“我方不排除采取某某措施的可能性”;有温文尔雅型的,比如说,“我方保留通过某某途径对贵方进行追索的权利”;有针锋相对型的,比如,“我方已经准备向贵方提出某某程序以保障我方的权益”。等等。当然,各种表述各有好处,关键要达到效果。


四、律师函的制作流程(潮风律所内部使用)

(一)了解相关案情及收取主体材料

在制作律师函之前,首先要向委托人了解其基本案情以及诉求。针对具体的案情和诉求要求委托人提供与案件相关的材料。然后对委托人提交材料进行详细的审核,必要时需要核对其材料的原件。若委托人为自然人的需要核对其身份证、联系电话及住址;委托人为法人的需要提供营业执照复印件,必要时要查询企业的相关信息。对方当事人的姓名(名称)、联系方式及送达地址。若为追缴欠款的函件还需让委托人提供收款账号、开户行以及银行户名。案情特别复杂的案件,可以查询类似判例。所有委托材料均要扫描电子版上传到建档后的“律所内部系统”中相应的客户档案之下,并做好备注。

(二)签订委托协议

    委托协议由律所提供,委托人签字,律所盖章后生效,但是有例外;顾问单位免签。若签订的有委托协议,一定要扫描电子版上传到“律所内部系统”。并写明客户详情及联系方式,有身份证号码的需备注。

(三)收取费用并出具发票(免费的除外)

在签订完委托协议以后,不签订委托协议的到了解基本诉求后,及时收取费

用并出具发票给委托人。收费要用律所对公账号收款,根据委托人的要求出具发

票,发票格式及律所对公账号收取的费用需在“律所内部系统”备注并通知即时相关人员,若出具的有发票,需将发票扫面电子版上传至建档后的“律所内部系统”相应目录下。

(四)在“律所内部系统”系统建立档案

 步骤:打开“律所内部系统”--客户--新建客户(详细看新“建客户视频”)--填写“客户名称-客户编号-客户类型”。客户名称一定要按格式写:“日期(年月)+委托人及对方当事人+事由+律师函”,例1804-某某与某某餐饮企业公司-加盟费纠纷-律师函。客户编号格式:“日期(年)+潮(民/刑)+编号”,例:18潮民1035号,如果不知道编号顺序,则在律所内部系统中进行查重即可。之后所有与本案件有关资料,均要扫面备份上传至“律所内部系统”。

   (五)起草律师函

律师函的格式:笼统的分为首部、正文和尾部三大组成部分。

律师函的首部一般由三个部分组成:具体包括标题、函号和送达对象。例如:标题律师函(居中、加粗、字体为仿宋GB2312、三号);函号2018潮民1052号】(不加粗、字体为Times New Roman、小四、靠右对齐);主题(居中、加粗、字体为仿宋GB2312、11号):关于追回***元办理入户广州预付款事宜(居中、不加粗、字体为仿宋GB2312、小四号);敬启者:张**(即送达对象:加粗、字体为仿宋GB2312、小四号、靠左对齐)

律师函的正文也包括三个部分:委托声明、基本情况与基本诉求。1、委托声明由委托来源及委托事项两部分组成。委托声明主要是向送达对象表明律师向其出具律师函的合法授权来源,以及委托人的委托事项,即委托人想让送达对象做什么或不做什么。例:×××律师事务所(以下简称“本所”)依法接受×××(以下简称“×××”)的委托,特指派本所×××律师(以下简称“本律师”)就×××事宜出具本律师函。或者根据个人的表达习惯,把委托事项放在前面表述。2、基本情况。在委托人提交的材料及委托人陈述的基础上,通过有组织、有逻辑性对案件事实进行叙述,使送达对象相信你列举事实的合理性及真实性,并迫使其做出对自己有利的行为。内容简明扼要,以“根据委托人提供的资料及陈述”这样的字句开头,最好以时间顺序书写。3、基本诉求。根据委托人的明确要求书写,一般要与委托人确定以后方可进行。4、结尾写特此知会!及落款。律所有固定的格式,附件及快递单号信息制作好的函件需在页眉处插入姓氏首字母及版本号和编辑日期,在页脚处插入页码。例如:2018年6月19日制作初稿,即H1-180619(姓氏首字母大写+第一次+2018年6月19日)。以后每修改一次都要在页眉处进行相应的修改。写完后认真检查律师函的内容有误漏写或错误,检查律师函找中有无错别字。

保存文件,文件的命名方法为“文件内容-姓氏首字母及版本号-编辑日期”,例:“致张某某-律师函-H1-180606”。文件命名保存以后,需将其转化为PDF格式,在“律所内部系统”中上传WORD及PDF两种格式并提醒所有案件相关人员,方便其他人查阅;并备注其上传目的,使查阅人清楚明白接下来要做的工作内容。

(六)主办律师审核及根据委托人意见修改

     律师函每次上传以后,都要将律师函发给主办律师及委托人,征求委托人的意见(每个案件律所均建有微信群),如果内容有错误或者漏写的情况,需根据委托人及主办律师的意见进行修改;修改以后需按同样的要求上传至“律所内部系统”并提醒相关人员,再发委托人核对。核对无误以后,与委托人确定律师函收件人、寄送时间、地址及联系方式;若为追缴欠款或者其他款项的,需核对清楚委托人的收款账号、开户行以及银行户名。

(七)打印、盖章

 将制作好的律师函打印两份(一般为双面打印),一份邮寄一份留律所存档。交主办律师确认后加盖律所公章,盖公章以后要将盖有公章的律师函扫描上传至“律所内部系统”,然后进行邮寄。存档的盖有公章的律师函上要写清楚EMS快递单号。

(八)快递寄送及投递情况追踪(详见附件3)

     律所所有的邮寄件均以邮政EMS寄出,快递员的电话在展示牌上及律所手机中都有,打电话让快递员来寄件;在快递单上要写清楚律所的月结账号“**”,一定要在品名中备注给谁的律师函及日期,将快递邮寄单扫面上传至“律所内部系统”;1-5天内到中国邮政速递物流官网查询并打印EMS的投妥情况,并将投递进展在“律所内部系统”中进行反馈,并告知委托人(否则,要重新寄发一份);最后将律师函复印件、EMS回执及投妥信息发委托人备查。

    (九)整理归档。

检查是否所有的相关材料均已上传入档,若缺失要立马扫描上传。




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